Die Anmeldung einer GmbH nach polnischem Recht

Die Anmeldung einer GmbH nach polnischem Recht [poln. sp. z o.o.] verläuft in mehreren Etappen. Die erste Maßnahme, die dafür getroffen werden muss, ist die Vorbereitung eines Entwurfs des Gesellschaftsvertrages. Gemäß Vorschriften des polnischen Handelsgesellschaftsgesetzbuches [poln. Kodeks Spółek Handlowych, Abk. ksh] hat ein derartiger Vertrag folgendes zu bestimmen: (a) Firma und Sitz der Gesellschaft; (b) Unternehmensgegenstand der Gesellschaft; (c) Höhe des Stammkapitals (min. 5.000 PLN); (d) Zahl und Nennwert der von den einzelnen Gesellschaftern übernommenen Anteile sowie Vermerk, ob ein Gesellschafter mehr als einen Anteil halten darf (der Nennwert des einzelnen Anteils darf nicht weniger als 50 PLN betragen); (e) Zeitdauer der Gesellschaft, soweit bestimmt; (f) sofern die Einlage in die Gesellschaft zur Deckung eines Anteils ganz oder teilweise als Sacheinlage erfolgen soll, sind im Gesellschaftsvertrag der Gegenstand dieser Einlage, der diese Einlage leistende Gesellschafter sowie Zahl und Nennwert der dagegen übernommenen Anteile ausführlich zu bezeichnen. Wir empfehlen auch, unter anderem folgende Fragen in den Gesellschaftsvertrag einzubeziehen: (g) Möglichkeit der Stammkapitalerhöhung ohne Änderung des Gesellschaftsvertrages; (h) Nachschusspflicht für Gesellschafter; (i) Einziehung von Gesellschaftsanteilen; (j) Vorschuss auf die Dividende (die Einbeziehung der obigen Institutionen ist für die Anwendung deren notwendig) sowie auch (k) Vertretung und (l) Berufung der Mitglieder der Geschäftsführung. Sofern einem Gesellschafter besondere Vorteile zugebilligt oder den Gesellschaftern – neben der Pflicht zur Leistung von Einlagen auf übernommene Anteile – auch andere Pflichten gegenüber der Gesellschaft auferlegt werden sollen, bedürfen sie zu ihrer Gültigkeit einer ausführlichen Bestimmung im Gesellschaftsvertrag. Die Bestellung von Kontrollorganen – des Aufsichtsrates oder der Revisionskommission – ist bei einer Gesellschaft mbH dann fakultativ, wenn ihr Stammkapital 500.000 PLN und die Anzahl der Gesellschafter 25 nicht überschreitet. An dieser Stelle muss darauf hingewiesen werden, dass eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung nicht ausschließlich durch eine andere Einpersonengesellschaft mit beschränkter Haftung gegründet werden darf. Wir bieten Ihnen natürlich unsere Hilfe bei der Erstellung des Vertragsentwurfes unter Berücksichtigung der Bedingungen und Spezifität Ihrer Geschäftstätigkeit an.

Der Vertrag einer GmbH ist in Form einer notariellen Urkunde zu schließen. Es bestehen zwei Wege, das Rechtsgeschäft abzuschließen: (a) befugte Personen erscheinen persönlich in der Notarkanzlei oder (b) sie erteilen einer Person (z.B. einem Bevollmächtigen in Polen) eine Vollmacht für den Abschluss des Vertrages in ihrem Namen. Eine derartige, z.B. in Deutschland erteilte Vollmacht bedarf zu ihrer Gültigkeit der Form einer notariellen Urkunde und muss den Entwurf des Gesellschaft in ihren Inhalt mit einbeziehen. Die Vollmacht muss dann von einem beeidigten Übersetzer ins Polnischen übersetzt werden.

Darüber hinaus ist es für die Anmeldung einer GmbH notwendig, Unterschriftsproben der Geschäftsführungsmitglieder und des Prokuristen – falls dieser berufen wird – notariell zu beglaubigen. Personen, die Mitglieder der Geschäftsführung werden sollen, können selbstverständlich ihre Unterschriften vor dem Notar ihres Herkunftslandes leisten; die Urkunde muss dann aber von einem beeidigten Übersetzer ins Polnischen übersetzt werden.

Den oben genannten Dokumenten, die von einer Behörde, einem Gerichtsbeamten oder einem ausländischen Notar stammen, darunter auch den notariellen Unterschriftsbeglaubigungen ist stets eine Apostille beizulegen, die durch die zuständige Behörde ausgestellt wird, von der das jeweilige Dokument stammt.

Mit dem Abschluss des Gesellschaftsvertrages entsteht eine GmbH in Gründung, die gemäß Vorschriften des ksh ihr Gewerbe betreiben, Rechte erwerben, Verbindlichkeiten eingehen, verklagen und verklagt werden kann. Die Gesellschaft in Gründung wird entweder durch die Geschäftsführung oder von einem Bevollmächtigten vertreten, der mit einem einstimmigen Beschluss der Gesellschafter bestellt wird. Bei Einpersonengesellschaften in Gründung darf der einzige Gesellschafter die Gesellschaft nicht vertreten. Dies gilt jedoch nicht für die Anmeldung der Gesellschaft beim Registergericht.

Aus praktischen Gründen empfehlen wir die schnellstmögliche Stellung des Auftrages auf die Eintragung der Gesellschaft in das Unternehmensregister – das Landesgerichtsregister [Krajowy Rejestr Sądowy, Abk. KRS].

Für die wirksame Antragstellung sind folgende Dokumente vorzubereiten:

(a) Gesellschaftsvertrag in zwei Exemplaren,

(b) Erklärung sämtlicher Geschäftsführungsmitglieder, dass die Einlagen auf übernommene Anteile vollständig geleistet worden sind,

(c) von allen Geschäftsführungsmitglieder unterschriebene Liste der Gesellschafter mit Angabe der Firma (des Namens) sowie der Zahl und des Nennwertes der von den einzelnen Gesellschaftern übernommenen Anteile,

(d) notariell beglaubigte Unterschriftsproben der Geschäftsführungsmitglieder (bei notariellen Beglaubigung durch einen deutschen Notar – samt der von einem beeidigten Übersetzer beglaubigten Übersetzung ins Polnische),

(e) Familien- und Vornamen sowie Anschriften der Geschäftsführungsmitglieder,

(f) bei Einpersonengesellschaften – Firma und Sitz sowie Adresse des einzigen Gesellschafters,

(g) Dokument, das die Berechtigung zur Nutzung des Lokals bzw. der Immobilie nachweist, in dem bzw. der sich der Sitz der Gesellschaft befindet,

(h) Antrag auf Eintragung in das REGON-System – Vordrucke RG-1 bzw. RG-RD,

(i) Steueridentifikationsanmeldung – Vordruck NIP-2,

(j) Antrag an die Sozialversicherungsanstalt [poln. Zakład Ubezpieczeń Społecznych], falls die Gesellschaft sozialversicherungspflichtig ist (Vordruck ZUS ZPA) – d.i. Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Antragstellung beschäftigt; wenn es nicht der Fall ist, dann ist eine Erklärung über die Nichtbeschäftigung von Arbeitnehmern vorzubereiten,

(k) Nachweis der Entrichtung der Gerichtsgebühr für die Eintragung und Bekanntgabe im Gerichts- und Wirtschaftsanzeiger (insgesamt 1000 PLN),

(l) Führungszeugnisse der Geschäftsführungsmitglieder.

Der Antrag auf Eintragung in das Landesgerichtsregister wird auf amtlichen Vordrucken gestellt. Die Vordrucke sind von allen Geschäftsführungsmitgliedern zu unterschreiben.

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung erwirbt die Rechtspersönlichkeit mit der Eintragung in das Landesgerichtsregister. Mit der Eintragung wird die Gesellschaft mit beschränkter Haftung auch Träger von Rechten und Pflichten einer Gesellschaft in Gründung.

Notwendig ist auch, einen Antrag auf Registrierung als Umsatzsteuerzahler – den Vordruck VAT-R beim Finanzamt einzureichen. Vorschriften verlangen, dass ein derartiger Antrag vor der Vornahme des ersten umsatzsteuerpflichtigen Geschäfts gestellt wird (Art. 96 Abs. 1 des polnischen Umsatzsteuergesetzes [poln. Ustawa o podatku od towarów i usług]).

Die Gesamtdauer der Anmeldung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung – vom Abschluss des Gesellschaftsvertrages bis zur Eintragung in das Landesgerichtsregister – beträgt von 2 bis 4 Wochen. Es treten manchmal Probleme mit der Eröffnung eines Firmenkontos für eine Gesellschaft in Gründung (vor der Eintragung in das Landesgerichtsregisters bzw. vor der Erteilung der Steueridentifikationsnummer) auf. Nicht alle Banken wollen einen Kontovertrag in dieser Phase abschließen. Vor dem Hintergrund der gemäß ksh für die Gründung einer GmbH gestellten Anforderung der tatsächlichen Leistung von Einlagen und der sich aus dem polnischen Gesetz über die Gewerbefreiheit [poln. Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej] ergebenden Pflicht für Unternehmer, jegliche Geschäfte (wenn die Gesellschaft durch eine andere Gesellschaft – ein Unternehmen gegründet wird) mit einem Wert von über 15.000 Euro per Bankkonto abzuwickeln, kann es notwendig werden, die Einlagen per Bankkonto zu leisten. Aus diesem Grund empfehlen wir, frühzeitig eine Bank zu suchen, die einen Kontovertrag mit einer Gesellschaft mbH in Gründung abschließt.